Das papierlose Büro – beinahe

Zwischendurch mal wieder was zum Thema „Arbeit“: Ich bin inzwischen meinem Ziel des papierlosen Büros schon ein ganzes Stück näher gekommen. Nach diversen Experimenten mit Scan-Apps für das iPhone, dem alten Flachbettscanner von Umax (mindestens 12 Jahre ist das Ding jetzt alt und tut immer noch) und Testphasen mit diversen Dokument-Scannern habe ich jetzt endlich eine Kombination gefunden, die zumindest das digitale Ablegen von dem ganzen Kram, der auf totem Holz ankommt ziemlich einfach macht.

Es sind genau drei Punkte, die kritisch sind bei der ganzen Sache:

1. Das Scannen muss schnell gehen,
2. die Dokumente sollen als nicht übermäßig große PDF-Dateien abgelegt werden und
3. müssen sie durch ein OCR gehen, damit ich sie im Zweifel per Volltextsuche finden.

Die diversen Smartphone-Apps zum Scannen scheitern schon bei Punkt 1. – man kann damit zwar durchaus mal was scannen, aber wenn es größere Mengen werden, artet es immer in Nerverei aus. Möglicherweise könnte diese fileeeBox dafür die passende Lösung sein, aber die ist noch nicht verfügbar. Dazu kommt die Frage: Wie schaffe ich die Dokumente dann auf den Rechner? Per Cloud? Muss nicht sein, dass ich meine gesamte Post gleich in Kopie an die NSA packe – wenn die mitlesen wollen, dann sollen die sich schon ein wenig Mühe geben ;) Die „Scans“ dann aus Aperture raus suchen, wenn ich die Fotos importiere? Nö, macht auch nicht wirklich Spaß. Ist alles irgendwie doof.

Mit dem ollen Scanner war es auch nicht so prickelnd, alleine schon die fehlende Software-Unterstützung (klar, VueScan geht immer) machte das Scannen von längeren Dokumenten zu einem wenig vergnüglichen Zeitvertreib – und das Tempo von dem Ding ist inzwischen nun wirklich nicht mehr zeitgemäß.

Die aktuelle Lösung:

Scanner: Canon LiDE 220

Der Scanner ist schön kompakt und braucht nur USB und kein extra Netzteil, d.h. die meiste Zeit steht das Ding im Regal und nur, wenn ich mal wieder in meiner Inbox ein bisschen was angesammelt habe, packe ich ihn auf den Schreibtisch. Und er kostet auch nicht die Welt, die Software ist brauchbar und es gibt passende Treiber für Digitale Bilder und andere Software, die darauf aufsetzt. Über ein paar Tasten an dem Gerät kann man schnell und ohne Start einer Software einen Scan anstossen.

Software: Readiris Pro 12

Zwar habe ich nicht die Mac App Store Version, sondern die Software schon vor längerer Zeit gekauft, aber sie tut was sie soll: Man schmeisst ihr Scans hin und die erkennt dann den Text darin. Fertig. Das alles auch schön mit PDF als Input und Output, wobei die gespeicherten PDF-Dateien schön klein sind und neben dem (auch mal fehlerhaft) erkannten Text auch die Grafikdatei enthält. So sehen die Scans immer so aus, wie sie sollen, selbst wenn man Teile des Textes nicht korrekt erkannt werden.

Übrigens gibt es da wohl eine Beschränkung auf 50 Seiten, die für mich bislang nicht relevant war und ist (der umfangreichste Kontoauszug von mir hatte bis jetzt gerade mal 27 Seiten, da ist also noch etwas Luft ;)). Scheint wohl so ein „Wir machen es den Raubmordkopierern ein bisschen schwerer, damit uns die Rechteinhaber nicht zu heftig treten“-Ding zu sein.

Ablauf

Alles, was so auf Papier rein kommt sammle ich in einer Kiste, wenn die mal wieder einen gewissen Füllstand erreicht hat, dann wird der Scanner geholt und zwei andere Boxen aufgestellt. Und dann wird einfach gescannt: Dokument rein, PDF-Scan-Taste drücken, sobald alle Seiten des Dokuments so gescannt sind, die PDF-Ende Taste drücken und das fertig gescannte PDF wird in einem Ordner gespeichert. Die gescannten Dokumente landen dann in zwei Boxen: Eine für alles, was für den Steuerberater relevant ist und eine für den Rest. Und dann und wann wird dann der Inhalt der Boxen abgeheftet, wobei ich bei den Sachen für den Steuerberater etwas genauer bin beim Sortieren und Abheften, der ganze Rest kommt einfach in Ordner, die ich chronologisch ordne (meistens passt ein Quartal in einen Ordner, manchmal weniger).

Die Scans schmeisse ich dann auf das Tool Drop2Read, das zu Readiris gehört und damit ist zumindest der meiste Text in den Dokumenten erkannt und die Dateigröße der Dokumente ist optimiert. Alternativ könnte ich auch der Scanner-Software sagen, dass die gescannten PDF-Dokumente direkt an die Software weiter gegeben werden sollen, aber hin und wieder scanne ich auch mal Dokumente bei denen ich kein OCR brauche.

Natürlich wird dieser Ordner zwischen dem iMac und dem MacBook synchronisiert und so kann ich dann auch unterwegs, offline die Scans sortieren, verschlagworten und richtig ablegen – die Ablage wird ja auch wieder synchronisiert.

Und das war es dann auch schon :)

Was den Zugriff auf die Dokumente angeht: Die aktuelleren Sachen synce ich zwischen den Rechnern – wobei die Dateien so erfreulich klein sind, dass „aktuell“ derzeit noch alle bislang gescannten Dokumente der letzten 5 Jahre erfasst. Und für alle Fälle gibt es dann noch ein verschlüsseltes Archiv mit einer Kopie der Dokumente in der Cloud.

Perfekt ist das alles noch nicht, eine Software, die zum Beispiel immer wieder kehrende Dokumente erkennen und automatisch weg sortieren könnte wäre schon nicht schlecht. Und eine Möglichkeit den Papierkram – wenn man das Zeug schon über Jahre archivieren muss – sinnvoll zu komprimieren, damit es nicht so viel Platz weg nimmt…

Beitragsfoto von DTTSP